Zarząd Inwestycji Miejskich w Łodzi Dla kontrahentów - Ochrona danych osobowych

Szczegółowe cele

Kategorie osób

Podstawa prawna przetwarzania

Obowiązek/ dobrowolność podania danych/ źródło danych

Okres przechowywania

Dane przetwarzane są w celu:

• zawarcia umowy związanej z realizacją zadań powierzonych jednostce,
• przeprowadzenie postępowania z zapewnieniem warunków realizacji zasady konkurencyjności
  w projektach dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej,
• udzielenia informacji publicznej na wniosek lub upublicznienia danych na stronie internetowej jednostki,
• archiwalnym.

Kontrahenci prowadzący działalność gospodarczą zgodną z przedmiotem zamówienia publicznego, jakie jednostka ma udzielić, ich pełnomocnicy oraz pracownicy i podwykonawcy, współpracownicy lub osoby za pomocą których zamówienia na być realizowane

art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w związku z obowiązkami wynikającymi z  ustawy  z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych; ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny;

Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 wydanych na podstawie ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r.  o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027; ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

Dane kontaktowe pochodzą ze stron internetowych podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, baz własnych. 

Źródłem danych są oferty kontrahentów przygotowane w odpowiedzi na kierowane zapytanie ofertowe. Brak danych uniemożliwia zawarcie umowy.

Dokumentacja przechowywana jest przez okres 5 lat od końca roku
w którym zakończono postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego a w przypadku  zadań realizowanych z dofinasowaniem ze środków z UE będzie przechowywana przez okres wymagany przez Instytucję Zarządzającą danym funduszem, z którego środki pochodzą, po tym okresie Archiwum Państwowe dokona ekspertyzy
i zdecyduje o ewentualnym jego przedłużeniu dla celów archiwalnych.

W przypadku dokumentacji związanej z udzieleniem informacji publicznej na wniosek będzie ona przechowywana przez okres 10 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym wpłynął wniosek, po tym okresie dane będą podlegać ekspertyzie a okres ich przechowywania może zostać wydłużony.

Szczegółowe cele

Kategorie osób

Podstawa prawna przetwarzania

Źródło danych

Okres przechowywania

Dane przetwarzane są w celu:

• zawarcia umowy związanej z realizacją zadań powierzonych jednostce,
• przeprowadzenie postępowania z zapewnieniem warunków realizacji zasady konkurencyjności
  w projektach dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej,
• udzielenia informacji na wniosek lub upublicznienia danych na stronie internetowej jednostki,
• archiwalnym.

Kontrahenci prowadzący działalność gospodarczą zgodną z przedmiotem zamówienia publicznego, jakie jednostka ma udzielić, ich pełnomocnicy oraz pracownicy i podwykonawcy, współpracownicy lub osoby za pomocą których zamówienia na być realizowane

art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w związku z obowiązkami wynikającymi z  ustawy  z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

Oferty wpływające do jednostki.

Podanie danych w zakresie przewidzianym przepisami prawa jest obowiązkowe. Konsekwencje niepodania danych wynikają z ustawy PZP.

Okres przechowywania danych co do zasady wynosi:

1. dokumentacja z postępowania o udzielenie zamówień publicznych - zgodnie z art. 78 ust. 1 PZP, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas obowiązywania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas obowiązywania umowy, w przypadku zadań dofinansowanych z środków z UE - przez okres wymagany przez Instytucję Zarządzającą danym programem operacyjnym skąd pozyskano środki.
2. dokumentacja związana z udzieleniem informacji publicznej na wniosek - przechowywana jest przez okres 10 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym wpłynął wniosek, po tym okresie dane będą podlegać ekspertyzie a okres ich przechowywania może zostać wydłużony.

Szczegółowe cele

Kategorie osób

Podstawa prawna przetwarzania

Obowiązek/ dobrowolność podania danych

Okres przechowywania

Dane przetwarzane są w celu:

•  zrealizowania umowy, egzekwowania obowiązków wynikających z przepisów prawa (zatrudnienie osób o odpowiednich kwalifikacjach lub wynikających z stosowanych w zamówieniach publicznych klauzul społecznych), ewentualnego dochodzenia i obrony przed roszczeniami;
• gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych, prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz rozliczeń podatkowych,
• archiwalnym.

Kontrahenci prowadzący działalność gospodarczą zgodną z przedmiotem zamówienia publicznego, jakie jednostka ma udzielić, ich pełnomocnicy oraz pracownicy i podwykonawcy, współpracownicy lub osoby za pomocą których zamówienia na być realizowane

art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w związku z obowiązkami wynikającymi z  ustawy  z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa  oraz ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług,  ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

Podanie danych w zakresie przewidzianym przepisami prawa jest obowiązkowe.

Okres przechowywania danych co do zasady wynosi:

1. umowy – zawarte w trybie zamówień publicznych - 10 lat, zawarte poza ustawą PZP – 5 lat,
2. dowody księgowe  - 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy,
3. dokumentacja związana z rozliczeniem rzeczowo – finansowym inwestycji – 10 lat,
4. dane utrwalone w dokumentacji technicznej obiektu – przechowywane są przez cały okres eksploatacji i kolejne 5 lat od jego rozbiórki, w przypadku obiektów zabytkowych wieczyście,
5. dokumentacja związana z udzieleniem informacji publicznej na wniosek - przechowywana jest przez okres 10 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym wpłynął wniosek, po tym okresie dane będą podlegać ekspertyzie a okres ich przechowywania może zostać wydłużony.

Szczegółowe cele

Kategorie osób

Podstawa prawna przetwarzania

Źródło danych

Okres przechowywania

Dane przetwarzane są w celu:

• zapewnienie właściwego zarządzania finansami Miasta Łodzi oraz jej jednostek organizacyjnych i prowadzenie jednej, spójnej gospodarki finansami publicznymi,
• założenie jednego indywidualnego konta kontrahenta w Centralnym Rejestrze Kontrahentów (CRK) i powiązanie
  z nim dowodów księgowych wprowadzanych przez poszczególne jednostki organizacyjne. 

Kontrahenci, z którymi ZIM zawarł umowę

art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w związku z obowiązkami wynikającymi z  ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym, ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, rozprowadzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postacie elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.

Dane osobowe zostały zebrane przez współadministratorów ze względu na realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa lub zawieranych umów cywilno – prawnych.

Okres przechowywania danych co do zasady wynosi:

1. umowy lub inne zobowiązania
   o charakterze cywilnoprawnym - do czasu wygaśnięcia wszelkich roszczeń z tytułu rękojmi lub gwarancji, przy czym nie krócej niż do czasu przedawnienia wszelkich roszczeń wynikających z tych stosunków obligacyjnych,
2. w przypadku obowiązków o charakterze publiczno-skarbowym
   - do czasu wygaśnięcia tych zobowiązań  lub uprawnień lub upływu okresu przedawnienia.