Informacje w zakresie realizacji praw osób, których dane dotyczą
- Prawo dostępu do danych
Każda osoba, której dane dotyczą ma prawo uzyskać od Administratora Danych potwierdzenie czy przetwarzane są jej dane, a jeśli tak to w jakim celu, jakie kategorie danych, komu zostały przekazane, jak długo będą przechowywane, skąd zostały pozyskane, jakie prawa mu przysługują oraz czy dane poddawane są profilowaniu.
W ramach prawa dostępu do danych osoba, której dane dotyczą może otrzymać również kopię danych.
Wzór wniosku dostępny poniżej.
2. Prawo do sprostowania danych i ograniczenia przetwarzania
Każda osoba, której dane dotyczą ma prawo do zgłoszenia Administratorowi Danych konieczności sprostowania danych osobowych w przypadku, kiedy są one nieprawidłowe, niekompletne lub nieaktualne. Może również żądać na czas realizacji przez Administratora Danych prawa do sprostowania danych, ograniczenia przetwarzania jego danych osobowych.
Wzór wniosku dostępny poniżej.
3. Prawo do usunięcia danych, prawo do przenoszenia danych i prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych
W zakresie realizacji zadań statutowych podstawą prawną przetwarzania danych osobowych przez ZIM są przepisy prawa zobowiązujące jednostkę do działania oraz do archiwizowania wytworzonej dokumentacji.
Z uwagi na powyższe, ww. prawa zgodnie z art. 17 ust. 3 lit b, d i e, art. 20 ust. 3 oraz art. 21 ust. 1 w związku
z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, nie przysługują.
4. Prawo co cofnięcia zgody
W zakresie realizacji zadań statutowych ZIM nie korzysta z przesłanki zgody. Wykorzystuje ją jedynie w czasie naboru kandydatów do pracy i tylko w sytuacji, kiedy kandydat chce dostarczyć więcej informacji o sobie niż przewidziane przez Administratora Danych w kwestionariuszu dla osób ubiegających się o zatrudnienie. Realizacja ww. prawa jest możliwa w przypadku kandydatów niezatrudnionych do czasu ich zatrudnienia, tj.
w ciągu 3 miesięcy od zakończenia procedury naboru (po tym czasie dokumentacja jest niszczona protokolarnie), w przypadku pracowników przez cały okres zatrudnienia.
W imieniu Administratora Danych obowiązek ten realizuje Centrum Usług Wspólnych, 90-447 Łódź,
ul. Piotrkowska 171/173 tel. (042)272 62 86.
5. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji w indywidualnych przypadkach
Administrator Danych nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji w indywidualnych przypadkach,
w tym profilowania.
6. Informowanie o naruszeniu ochrony danych osobowych
Jeżeli w toku działania ZIM dojdzie do incydentu, który może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw
i wolności osób, których dane dotyczą, będą one niezwłocznie powiadamiane przez Administratora Danych
o zdarzeniu oraz m.in. o podjętych środkach w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych.
Wnioski w zakresie realizacji prawa dostępu do danych oraz prawa do sprostowania i ograniczenia przetwarzania mogą zostać złożone:
- osobiście w Kancelarii Centrum Usług Wspólnych, ul. Piotrkowska 175, po okazaniu dokumentu poświadczającego tożsamość;
- drogą elektroniczną z wykorzystaniem elektronicznego podpisu lub za pośrednictwem ePUAPu.
Czas rozpatrzenia
Administrator Danych udziela odpowiedzi na każde zgłoszone żądanie realizacji ww. prawa bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 1 miesiąca. Odpowiedzi udziela się w tej samej formie, w której żądanie zostało zgłoszone, chyba że osoba, której dane dotyczą, zażąda udzielenia odpowiedzi w innej formie.
W wyjątkowych sytuacjach, tj. z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań w danym okresie, Administrator Danych jest uprawniony do przedłużenia termin realizacji żądania o kolejne 2 miesiące. W takim przypadku informuje on o tym osobę, której dane dotyczą, nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania żądania, z podaniem przyczyny przedłużenia.
W przypadku gdy nie ma podstaw do realizacji żądania osoby, której dane dotyczą, Administrator Danych informuje o tym osobę, której dane dotyczą, wskazując powody niepodejmowania działań oraz informując
o możliwości wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz skorzystania ze środków ochrony prawnej przed sądem.
Administrator Danych informuje o sprostowaniu, uzupełnieniu lub ograniczeniu przetwarzania danych osobowych każdego odbiorcę, któremu ujawniono dane osobowe, chyba że byłoby to niemożliwe lub wymagające niewspółmiernie dużego wysiłku.
Za niewspółmierny duży wysiłek Administrator Danych uważa:
- brak kontaktu mailowego;
- nieznajomość tożsamości odbiorców w chwili dokonania sprostowania lub usunięcia;
- poinformowanie o zmianie odbiorców, którym udostępniono dane osobowe wcześniej, niż rok od chwili dokonania sprostowania lub usunięcia danych.
Informacje Administratora Danych
Każda osoba realizująca prawo do informacji musi podać dane osobowe pozwalające ustalić jej tożsamość i porównać z danymi osobowymi zgromadzonymi w jednostce. Podane dane będą przetwarzane w celu realizacji złożonego wniosku, nie będą nikomu udostępniane. Wnioski będą przechowywane przez archiwum prowadzonym przez CUW przez okres 5 lat, po tym okresie Archiwum Państwowe dokona ekspertyzy i zdecyduje o ewentualnym przedłużeniu okresu ich przechowywania dla celów archiwalnych.