Biuletyn Informacji Publicznej Dla interesantów - Ochrona danych osobowych - Zarząd Inwestycji Miejskich w Łodzi

Zarząd Inwestycji Miejskich w Łodzi
Ostatnia aktualizacja strony: 15.10.2018, 09:43

Ochrona danych osobowych

Środa, 18 lipca 2018

Dla interesantów

OBOWIĄZEK INFORMACYJNY DLA INTERESANTÓW ZARZĄDU INWESTYCJI MIEJSKICH
1. Administratorem danych osobowych jest Zarząd Inwestycji Miejskich, 
siedziba: Łódź, ul. Piotrkowska 175, 
tel. 42 272 62 80, e-mail: zim@zim.uml.lodz.pl
reprezentowany przez Dyrektora Zarządu Inwestycji Miejskich, 
2. W sprawach chrony danych osobowych można się kontaktować z inspektorem ochrony danych: Aleksandra Goździk-Perczyńska, e-mail: iod@zim.uml.lodz.pl, tel. 42 272 64 61.
3. Przetwarzanie danych osobowych w ZIM odbywa się w celach realizacji zadań powierzonych jednostce na podstawie zarządzenia Nr 4028/VII/16 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 8 lipca 2016 r. w sprawie powierzenia Zarządowi Inwestycji Miejskich realizacji zadań inwestycyjnych oraz udzielenia pełnomocnictwa do reprezentowania Miasta Łodzi jako inwestora zadań inwestycyjnych ze zm. w związku z § 3 statutu Zarządu Inwestycji Miejskich stanowiącego załącznik do uchwały Nr XXVI/650/16 Rady Miejskiej w Łodzi z dnia 9 marca 2016 r. w sprawie utworzenia i nadania statutu dla jednostki budżetowej o nazwie Zarząd Inwestycji Miejskich (Dz. Urz. Woj. Łódzkiego poz. 1431 ze zm).
4. Dane mogą być przekazywane podmiotom upoważnionym na podstawie prawa oraz podmiotom, z którymi Administrator Danych Osobowych zawarł Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, a także odbiorcom danych w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych, m.in. Urzędowi Miasta Łodzi, podmiotom świadczącym usługipocztowe, kurierskie, usługi informatyczne.
5. Dane osobowe będą przetwarzane w ZIM do czasu niezbędnego do realizacji zadań, o których mowa w pkt 3, a następnie przekazywane do archiwum zakładowego Centrum Usług Wspólnych, prowadzącego obsługę jednostki na podstawie uchwały Nr XXVII/688/16 Rady Miejskiej w Łodzi z dnia 30 marca 2016 r. w sprawie utworzenia i nadania statutu dla jednostki budżetowej o nazwie Centrum Usług Wspólnych (Dz. Urz. Woj. Łódzkiego poz. 1815 ze zm.) i tam przechowywane przez okres zależny od charakteru sprawy, zgodnie z wymogami ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
6. Przetwarzania danych osobowych wymagają przepisy prawa:
1) art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, 
2) w związku z art. 6, art. 114 ust. 1 i art. 115 ust. 1, art. 128 ust. 1 i art. 132 ust. 1 ustawy z dnia 1 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz.U. z 2018 r. poz. 121, 50, 650), art. 7 i art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2017 r., poz. 1875,  2232 oraz z 2018 r. poz. 130), art. 19 ust. 2 pkt 4 i ust. 5, art. 20 pkt 2, 3, 17 i 18, art. 20a i art. 20b ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych  (Dz. U. z 2017 r. poz. 2222 oraz z 2018 r. poz. 12, 38, 159, 317), art. 11 a ustawy z dnia z dnia 10 kwietnia 2003 r. o szczególnych zasadach realizacji inwestycji drogowych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1496, 1566), art. 20 ust. 1 pkt 2, art. 28 ust. 2 i art. 33 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2017 r.  poz. 1332, 1529 oraz z 2018 r. poz. 12, 317, 352, 650).
7. Każdy ma prawo do dostępu do swoich danych osobowych, ich poprawiania, kontroli oraz prawo  żądania ograniczenia przetwarzania.  Prawo do przenoszenia danych oraz prawa wniesienia sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych z uwagi na konieczność wywiązywania się z obowiązków przewidzianych w ww. ustawach  oraz dla celów ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz celów archiwalnych nie przysługuje.
8. Każdy ma prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu  Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych jest niezgodne z przepisami o ochronie danych osobowych.
9. Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
INFORMACJA DODATKOWA DLA OSÓB SKŁADAJĄCYCH PETYCJE:
1. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: 
1) art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dn. 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
2) art. 2 ust. 1, art. 4 ust. 2 i art. 5 ustawy z dn. 11 lipca 2014 r. o petycjach (Dz. U. z 2018 r. poz. 130.);
2. Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane: przechowywanie w archiwum wieczyście.
INFORMACJA DODATKOWA DLA OSÓB SKŁADAJĄCYCH SKARGI I WNIOSKI:
1. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: 
1) art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dn. 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
2) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. 2002 nr 5 poz. 46 z późn. zm.);
3) art. 221 i art. 64 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 149).
2. Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane: 
1) Skargi: 10 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym wniesiono skargę/  możliwe przekazanie do Archiwum Państwowego
2) Wnioski: 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym wniesiono wniosek/ możliwe przekazanie do Archiwum Państwowego.
INFORMACJA DODATKOWA DLA OSÓB SKŁADAJĄCYCH WNIOSEK O UDOSTĘPNIENIE INFORMACJI PUBLICZNEJ:
1. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: 
1) art. 6 ust. 1 lit. c, Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dn. 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
2) art. 4 ust. 1 pkt 4 oraz art. 10 ust 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1764; oraz z 2017 r. poz. 933).
2. Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane: 10 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym wniosek wpłynął.
INFORMACJA DODATKOWA DLA OSÓB SKŁADAJĄCYCH PISMA DO ZARZĄDU INWESTYCJI MIEJSKICH:
1. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: 
1) art. 6 ust. 1 lit. c, Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dn. 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
2) art. 64 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 149).
2. Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane: 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym wniesiono pismo/ możliwe przekazanie do Archiwum Państwowego.
 

INFORMACJE W ZAKRESIE REALIZACJI PRAW OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

  1. Prawo dostępu do danych

Każda osoba, której dane dotyczą ma prawo uzyskać od Administratora Danych potwierdzenie czy przetwarzane są jej dane, a jeśli tak to w jakim celu, jakie kategorie danych, komu zostały przekazane, jak długo będą przechowywane, skąd zostały pozyskane, jakie prawa mu przysługują oraz czy dane poddawane są profilowaniu.

W ramach prawa dostępu do danych osoba, której dane dotyczą może otrzymać również kopię danych.

Wzór wniosku dostępny poniżej.

  1. Prawo do sprostowania danych i ograniczenia przetwarzania

Każda osoba, której dane dotyczą ma prawo do zgłoszenia Administratorowi Danych konieczności sprostowania danych osobowych w przypadku, kiedy są one nieprawidłowe, niekompletne lub nieaktualne. Może również żądać na czas realizacji przez Administratora Danych prawa do sprostowania danych, ograniczenia przetwarzania jego danych osobowych.

Wzór wniosku dostępny poniżej.

  1. Prawo do usunięcia danych, prawo do przenoszenia danych i prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych

W zakresie realizacji zadań statutowych podstawą prawną przetwarzania danych osobowych przez ZIM są przepisy prawa zobowiązujące jednostkę do działania oraz do archiwizowania wytworzonej dokumentacji.
Z uwagi na powyższe, ww. prawa zgodnie z art. 17 ust. 3 lit b, d i e, art. 20 ust. 3 oraz art. 21 ust. 1 w związku
z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, nie przysługują.

  1. Prawo co cofnięcia zgody

W zakresie realizacji zadań statutowych ZIM nie korzysta z  przesłanki zgody. Wykorzystuje ją jedynie w czasie naboru kandydatów do pracy i tylko w sytuacji, kiedy kandydat chce dostarczyć więcej informacji o sobie niż przewidziane przez Administratora Danych w kwestionariuszu dla osób ubiegających się o zatrudnienie. Realizacja ww. prawa jest możliwa w przypadku kandydatów niezatrudnionych do czasu ich zatrudnienia, tj.
w ciągu 3 miesięcy od zakończenia procedury naboru (po tym czasie dokumentacja jest niszczona protokolarnie), w przypadku pracowników przez cały okres zatrudnienia.

W imieniu Administratora Danych obowiązek ten realizuje Centrum Usług Wspólnych, 90-001 Łódź,
ul. Piotrkowska 171/173 tel. (042)272 62 86.

  1. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji w indywidualnych przypadkach

Administrator Danych nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji w indywidualnych przypadkach,
w tym profilowania.

  1. Informowanie o naruszeniu ochrony danych osobowych

Jeżeli w toku działania ZIM dojdzie do incydentu, który może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw
i wolności osób, których dane dotyczą, będą one niezwłocznie powiadamiane przez Administratora Danych
o zdarzeniu oraz m.in. o podjętych środkach w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych.

Wnioski w zakresie realizacji prawa dostępu do danych oraz prawa do sprostowania i ograniczenia przetwarzania mogą zostać złożone:

  1. osobiście w Kancelarii Centrum Usług Wspólnych, ul. Piotrkowska 175, po okazaniu dokumentu poświadczającego tożsamość;
  2. drogą elektroniczną z wykorzystaniem elektronicznego podpisu lub za pośrednictwem ePUAPu.

Czas rozpatrzenia

Administrator Danych udziela odpowiedzi na każde zgłoszone żądanie realizacji ww. prawa bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 1 miesiąca. Odpowiedzi udziela się w tej samej formie, w której żądanie zostało zgłoszone, chyba że osoba, której dane dotyczą, zażąda udzielenia odpowiedzi w innej formie.

W wyjątkowych sytuacjach, tj. z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań w danym okresie, Administrator Danych jest uprawniony do przedłużenia termin realizacji żądania o kolejne 2 miesiące. W takim przypadku informuje on o tym osobę, której dane dotyczą, nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania żądania, z podaniem przyczyny przedłużenia.

W przypadku gdy nie ma podstaw do realizacji żądania osoby, której dane dotyczą, Administrator Danych informuje o tym osobę, której dane dotyczą, wskazując powody niepodejmowania działań oraz informując
o możliwości wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz skorzystania ze środków ochrony prawnej przed sądem.

Administrator Danych informuje o sprostowaniu, uzupełnieniu lub ograniczeniu przetwarzania danych osobowych każdego odbiorcę, któremu ujawniono dane osobowe, chyba że byłoby to niemożliwe lub wymagające niewspółmiernie dużego wysiłku.

Za niewspółmierny duży wysiłek Administrator Danych uważa:

  1. brak kontaktu mailowego;
  2. nieznajomość tożsamości odbiorców w chwili dokonania sprostowania lub usunięcia;
  3. poinformowanie o zmianie odbiorców, którym udostępniono dane osobowe wcześniej, niż rok od chwili dokonania sprostowania lub usunięcia danych.

 

 

Metadane

Data publikacji : 18.07.2018
Data modyfikacji : 12.10.2018
Podmiot udostępniający informację:
Zarząd Inwestycji Miejskich w Łodzi
Osoba udostępniająca informację:
Jacek Sarzało Wydział Organizacyjny
Osoba modyfikująca informację:
Anna Jagodzińska
©2008-2018 Zarząd Inwestycji Miejskich w Łodzi. Zintegrowany System Biuletynów Informacji Publicznej BIP-E.PL